Marijana Luso, Accounting & Compliance

Zahlen, die beeindrucken: 327,5 Millionen Fahrgäste und knapp 50 Millionen Nettotonnen Güter sind jedes Jahr mit der SBB unterwegs.
Dabei ist ihr Streckennetz mit 3.011 Kilometern Länge eigentlich bescheiden, gemessen an den 24.500 Kilometern des gesamten öffentlichen Verkehrsnetzes der Schweiz. Gleichzeitig ist die SBB auch die viertgrößte Arbeitgeberin und Arbeitsort von rund 28.000 Mitarbeitern.
Die SBB bewegt die Schweiz. Der Konzern ist aufgeteilt in die vier Divisionen Personenverkehr, Güterverkehr (SBB Cargo), Infrastruktur und Immobilien. Hinzu kommen die Steuerungs- und Dienstleistungsfunktionen, denen unter anderem das Personal- und Finanzwesen angehören.
Bis Dezember 2009 erfolgte die monatliche Konsolidierung mit 18 Gesellschaften (davon 3 non-SAP). Im IC-Abstimmprozess ergaben sich daraus 130 Paarbeziehungen, welche monatlich abgestimmt wurden. Dieser Abstimmprozess erfolgte mittels Excel-Abstimmformularen via E-Mail-Kommunikation.
Durch die geforderte Umstellung der Monatskonsolidierung mit allen Gesellschaften auf Januar 2010 kamen 15 Gesellschaften (davon 12 non-SAP) zusätzlich in den monatlichen Konsolidierungskreis. Dies führt zu 80 zusätzlichen Paarbeziehungen (total 210), welche monatlich abgestimmt werden müssen. Das Zeitfenster für die IC-Abstimmung darf weiterhin höchstens zwei Tage betragen.
Aufgrund dieser Situation entschied sich die SBB eine neue Lösung einzuführen, um eine fristgerechte Konsolidierung ab 2010 durch den Konzern zu ermöglichen. Dazu müssen die Intercompany-Geschäfte jeden Monat selbständig durch die Tochtergesellschaften abgestimmt werden.
Die Wahl fiel auf die Software intercompanyWEB des comTeam-Systemhauses yourIT aus Hechingen. Diese neue Lösung ist ausschließlich webbasiert. Der Zugriff erfolgt über einen Standard-Web-Browser. Es ist keinerlei dezentrale SoftwareInstallation erforderlich. „Die geringen Kosten waren ein Kriterium von vielen, die ausschlaggebend für die Entscheidung für diese Lösung waren. Im Vordergrund stand zudem eine rasche Einführung sowie einfache, intuitive Bedienung und Anbindung auch der Tochtergesellschaften, die nicht SAP im Einsatz haben, beschreibt Marijana Luso, F-CA / Accounting & Compliance bei SBB die Herausforderungen der Implementierung.

327,5 Millionen Fahrgäste und knapp 50 Millionen Nettotonnen Güter sind jedes Jahr mit der SBB unterwegs

Ziel des Projektes war, dass das Zeitfenster der IC-Abstimmung unverändert gegenüber der heutigen Situation bleibt – respektive es sich sogar noch verkürzen muss – ohne die notwendigen personellen Ressourcen für die monatliche IC-Abstimmung ab 2010 zu erhöhen.
Der Zusatzaufwand, durch die zusätzlichen Paarbeziehungen, insbesondere durch die non-SAP-Tochtergesellschaften sollte durch die Einführung einer neuen Lösung kompensiert und der aufwändige IC-Abstimmprozesses mittels Excel-Formularen abgelöst werden. Der Zugriff für Tochtergesellschaften (SAP und nonSAP) muss jederzeit – unter Berücksichtigung der Sicherheitsaspekte – gewährleistet sein.
Die Vorteile der intercompanyWEB Lösung:
webbasiert
keine dezentrale Software-Installation erforderlich
CSV-Schnittstelle für Upload (Zusatzauftrag SBB)
Abstimmprozess kann durch Zentrale überwacht werden
Stammdaten und System können direkt durch Konsolidierungsstelle (Zentrale) betreut werden – ohne IT-Support

Die SBB bewegt die Schweiz. Der Konzern ist aufgeteilt in die vier Divisionen Personenverkehr, Güterverkehr (SBB Cargo), Infrastruktur und Immobilien

Mit intercompanyWEB werden die Abstimmdaten aus SAP mittels Datei-Schnittstelle zentral von der Konsolidierungsstelle ins IC-Tool hochgeladen und durch Tochtergesellschaften (nonSAP) manuell erfasst. Es werden keine Daten aus intercompanyWEB in ein Drittsystem überführt. Korrekturen und Nachträge sind zwingend in den Buchhaltungssystemen oder in SAP® EC-CS vorzunehmen. Im IC-Tool werden keine Korrekturbuchungen vorgenommen und exportiert. Die Lösung wird konzernweit über alle Divisionen (Teilkonzerne) und ihre Tochtergesellschaften eingesetzt.
Die Umstellung verlief problemlos. Ein Highlight war die Umsetzung eines Zusatzauftrags im Rahmen der Implementierung. Ab sofort kann die Konsolidierungsstelle zentral die Daten mittels Datei-Upload für Gesellschaften, welche SAP benutzen hochladen. Somit entfällt dieser Aufwand bei den einzelnen Konzerngesellschaften.
Die Einführung wurde innerhalb kürzester Zeit durchgeführt und somit die Qualität der IC-Abstimmung deutlich verbessert. Die Implementierung überzeugte durch ein optimales KostenLeistungs-Verhältnis. Bei den Divisionen ist der Aufwand gesunken, da sie keine Koordination mehr übernehmen müssen. Die Tochtergesellschaften führen die IC-Abstimmung selbstständig ohne die Unterstüzung der Muttergesellschaft (Division) durch.

„Das Projektziel wurde mehr als erreicht“, freut sich Luso über die gelungene Einführung. „Alle Beteiligten und Anwender in den Tochtergesellschaften sind sehr zufrieden. Die Beratung und Unterstützung während und nach der Umstellung durch yourIT war sehr angenehmem und kompetent.“