Die Firma GEMOTEG GmbH + Co. KG in Hechingen führte mit dem System DOCUframe von GSD Software® eine integrierte Lösung für die Geschäftsprozessoptimierung ein. Das Hechinger Unternehmen aus der Branche der Antriebstechnik unterstützt damit u.a. die Bereiche Dokumentenmanagement (DMS), Kunden beziehungsmanagement (CRM) und Kommunikation. Die Ausdehnung der Anwendung auf die Abläufe in der Warenwirtschaft ist bereits geplant. Bei der Einführung des Systems und den zukünftig damit verbundenen Aufgaben steht dem Unternehmen das Systemhaus yourIT GmbH als Partner zur Seite.

Antriebssysteme für Industrie und Handel

Die GEMOTEG GmbH + Co . KG hat sich seit der Firmengründung im Jahre 2003 zu einem führenden Anbieter von innovativen Antriebskomponenten im Elektromotoren-, Frequenzumrichter- und Getriebemotorenbereich entwickelt. Das Unternehmen mit Sitz in Hechingen bietet seinen Kunden aus Industrie und Handel Antriebe und Antriebssysteme, die ab Lager innerhalb kürzester Zeit verfügbar sind. Höchste Maßgabe sind für GEMOTEG neben der permanenten Weiterentwicklung der Produkte die Kriterien Qualität und Zuverlässigkeit.

Zusammenarbeit optimieren, Kommunikation verbessern

Bessere Möglichkeiten für die interne Teamarbeit, eine vereinfachte Kommunikation und ein optimierter Adressbestand waren zunächst die Hauptanforderungen, die GEMOTEG an das neu einzuführende Softwaresystem stellte. Ebenso sollten eine Krankheits- sowie Urlaubsvertretung und eine durchgängige elektronische Archivierung sämtlicher Dokumente einschl. Kundenkorrespondenz ermöglicht werden.

Transparenz in den Prozessen und Zeitersparnisse als Entscheidungskriterien

Das Systemhaus yourIT konnte die Verantwortlichen von GEMOTEG bereits in einer frühen Phase der Softwareauswahl vom Nutzen durch den Einsatz von DOCUframe überzeugen. Es wurde vorab sowie in der Phase einer Teststellung verdeutlicht, dass mit der Einführung der GSD Lösung eine hohe Transparenz über die Dokumente und in den Prozessen generell gewährleistet wird. Große Zeitersparnisse sind die unmittelbare Folge für das Unternehmen. Somit wurde schnell eine Entscheidung für die Lösung von GSD Software® gefällt. Nachdem im Oktober 2007 eine DOCUframe-Teststellung bei GEMOTEG erfolgte, erteilte die GEMOTEG-Geschäftsführung bereits am 31.10.2007 den Auftrag für die Einführung der Lösung.

Fazit: Beschleunigung der täglichen Arbeitsabläufe!

Gerade mal drei Monate später, im Februar 2008, wurde die DOCUframe-Anwendung bei GEMOTEG dann live geschalten. mit der Einführung der neuen Software haben sich für das Unternehmen bis heute zahlreiche Arbeitserleichterungen eingestellt. Nach Aussage des GEMOTEG Geschäftsführers Stefan Eggenweiler wurde die interne Kommunikation deutlich verbessert: Dokumente werden in DOCUframe bspw. nicht per E-Mail, sondern direkt per Anmerkung an den oder die zuständigen Kollegen zur Bearbeitung weitergegeben.
Ein weiterer Vorteil sei aus Sicht von Manfred Gindele die hohe Transparenz: „Alles wird archiviert, alles ist nachvollziehbar. Bei einem Anruf eines Kunden kann ich mit nur einem mausklick in die Kundenakte des Anrufers wechseln und diesem sofort Auskunft erteilen – und zwar über alle Informationen und Dokumente, die zu diesem Kunden bei GEMOTEG abgelegt sind.“
In diesem Zusammenhang sei auch die Beschleunigung der ISO- Zertifizierung bei der GEMOTEG GmbH + Co. KG ein ganz entscheidender positiver Effekt, der sich aus der Softwareeinführung ergeben hat. Stefan Eggenweiler erklärt dazu: „Ganz aktuell hat der Einsatz von DOCUframe bei GEMOTEG die Zertifizierung ISO-9001 enorm beschleunigt. Wir haben z.B. eine elektronische Akte ISO- 9001 angelegt, in der wir alle Informationen und Dokumente dazu sammeln und ablegen. Somit kann jeder berechtigte Mitarbeiter jederzeit auf alle für ihn wichtigen Dokumente zugreifen. Auch die Versionierung haben wir mit DOCUframe im Griff.“ Rechtlich relevante Dokumente wie Rechnungen oder Normen seien immer in aktueller Form verfügbar. Gemäß dem für GEMOTEG zuständigen ISO-Auditor erfülle DOCUframe genau die Vorgaben der ISO 9001. Ein großer Teil der ISO-Anforderungen sei dadurch bei der Firma GEMOTEG bereits alleine durch den geeigneten Einsatz von DOCUframe erfüllt. So zum Beispiel auch die Berücksichtigung der Anforderungen bezügl. der revisionssicheren Archivierung oder der Nachverfolgbarkeit von Dokumentenänderungen.
Die Herausforderungen auf dem Gebiet CRM werden bei GEMOTEG heute ebenfalls mit DOCUframe gemeistert: mit dem Modul für das Kampagnenmanagement etwa werden Messeeinladungen und Neuigkeiten direkt aus DOCUframe per Serienmail-Funktion an die darin angelegten Ansprechpartner versendet.
Durch die Integration des GSD ZusatzModuls MobileAccess nutzt GEMOTEG DOCUframe als mobile Version auf dem iPhone und iPad. So sind viele Funktionalitäten von DOCUframe auch von unterwegs aus verfügbar. Vor allem auf Messen oder im Außen – dienst direkt beim Kunden vor ort erweist sich diese mobile Lösung als großer Zugewinn in puncto Flexibilität und Verfügbarkeit.
GEMOTEG Mitarbeiterin Regina Eggenweiler resümiert die Vorteile seit der DOCUframe-Einführung aus ihrer Sicht wie folgt: „Jeder kann auf alles zugreifen – solange er die Berechtigung dazu hat. Es geht nichts verloren. Auch die automatische schnelle Zuordnung von Eingangsdokumenten bringt enorme Vorteile.“

E-Billing und Unterstützung der Warenwirtschaft mit DOCUframe bereits geplant

Kurzfristig plant die GEMOTEG Geschäftsführung alle ein- und ausgehenden Rechnungen in einem E-Billing-Prozess mit DOCUframe zu managen. Daneben soll die aktuell eingesetzte Warenwirtschaftslösung mittelfristig durch das Modul DOCUframe Warenwirtschaft abgelöst werden.